Короткий ответ: вы обязаны провести расследование за три года, они обязаны ответить вам за тридцать дней, и ваш срок идёт вне зависимости от того, соблюдают они свой или нет. По 49 CFR 391.23(a)(2) каждый перевозчик обязан расследовать историю безопасности водителя (safety performance history) у работодателей, регулируемых Министерством транспорта, за предшествующие три года. По 391.23(g)(1) каждый прошлый работодатель обязан ответить в течение 30 дней после получения запроса, причём ответить даже когда сообщать нечего. А по 391.23(c)(1) в течение 30 дней с даты начала работы водителя в вашем driver investigation history file обязаны лежать либо ответы, либо документация добросовестных попыток получить данные расследования (documentation of good faith efforts). Одна оговорка идёт в том же дыхании: 391.23(a) начинается словами «Except as provided in subpart G of this part», то есть «за исключением предусмотренного подчастью G», а это Limited Exemptions, и два её раздела, § 391.63 и § 391.65, полностью снимают это расследование для узкого круга водителей. Оба разобраны ниже.
Перечитайте последний оборот, потому что в нём весь практический ответ на молчащего работодателя. Правило не требует от вас получить ответ. Оно требует, чтобы вы могли доказать, что спрашивали правильно. Инспектор, открывающий ваш файл, не считает ответы. Он ищет датированный, адресованный, конкретный запрос и письменную запись о том, что пришло в ответ или не пришло. Перевозчик с десятью неотвеченными запросами и десятью письменными записями о попытках соблюдает правило. Перевозчик с тремя ответами и семью пустыми страницами не соблюдает. Всё ниже опирается на текст 49 CFR 391.23, правила хранения файла в 49 CFR 391.53 и на разделы, которые названы поимённо в каждой главе.
Это та часть найма, где вы пишете в компании, на которые водитель работал, и спрашиваете, что там происходило. Сам раздел регламента называется Investigation and inquiries, то есть «расследования и запросы», и внутри него на самом деле две разные обязанности, которые постоянно склеивают в одну:
Дальше эти два документа ложатся в две разные папки, и это самая частая ошибка хранения в этой теме. MVR идёт в driver qualification file по 391.51(b)(2). История безопасности идёт в отдельный защищённый driver investigation history file по 391.53. Что именно, документ за документом, обязано лежать в самом DQ-файле, разобрано в чеклисте аудита DQ-файла, а ежегодное повторение запроса MVR это уже другая обязанность, ей посвящена статья про ежегодный обзор MVR.
В правовой логике, в которой выросло большинство читателей этого блога, «характеристика с прошлого места работы» это добровольная любезность. Хочет бывший начальник, напишет. Не хочет, не напишет, и никакого механизма принуждения нет. Здесь всё наоборот, и именно поэтому тема регулярно ломает новичкам первый же наём:
Третий пункт и есть содержание всей статьи. Практически все панические вопросы вида «он не отвечает, что мне делать, я не могу нанять человека» возникают из предположения, что без ответа файл нельзя закрыть. Можно, и регламент прямо описывает как.
Три года, но правило точнее чем «три года», и эта точность важна, когда вы составляете список адресатов.
Источник списка работодателей это само заявление о приёме на работу по 391.21, поэтому небрежно заполненное заявление через два месяца тихо превращается в проблему по 391.23. Практический вывод: не принимайте заявление, в котором графа с прошлыми местами работы заполнена на «работал по найму» без названий, адресов и дат. Вы не сможете написать запрос, а инспектор потом сверит эту графу с содержимым файла построчно.
391.23(a) начинается с ограничителя, который выпадает почти из всех чеклистов: «Except as provided in subpart G of this part». Подчасть G, Limited Exemptions, содержит §§ 391.61, 391.62, 391.63, 391.65, 391.67, 391.68 и 391.69. Два раздела реально встречаются в мелких парках:
Ни то ни другое не является обходным путём для обычного найма. Если водитель будет вашим собственным single-employer водителем, подчасть G до вас не дотягивается и работает полное расследование по 391.23.
Отдельная и очень частая ситуация в мелких парках: компания, где водитель отработал полгода в 2024-м, закрылась, MC у неё отозван, телефон отключён, письма возвращаются. Регламент не делает для этого исключения и не требует чуда. Он требует того же самого: записать, что вы пытались, куда именно писали и что получили обратно. Вернувшийся конверт с отметкой почты, приколотый к короткой служебной записке, это полноценный элемент файла, а не признак провала. Об этом подробно ниже, в разделе про добросовестные попытки.
Два срока по 30 дней, которые никак не связаны между собой. Их путают чаще всего.
Их срок, 391.23(g)(1). Прошлые работодатели обязаны ответить на каждый запрос информации, определённой параграфами (d) и (e), в течение 30 дней после получения запроса. Отсчёт идёт от получения запроса, а не от его отправки, что само по себе даёт им фору на почту. И дальше та самая фраза, которая закрывает лазейку: если по этому водителю нет информации об истории безопасности, прошлые работодатели тем не менее обязаны прислать ответ, подтверждающий отсутствие таких данных, включая идентификационные данные водителя и даты работы. Чистый водитель всё равно порождает письмо.
Ваш срок, 391.23(c)(1). Ответы на расследование либо документация добросовестных попыток получить данные расследования обязаны быть помещены в driver investigation history file в течение 30 дней с даты начала работы водителя. Не с даты заявления, не с даты отправки запроса. С даты, когда человек начал у вас работать.
Отсюда арифметика, которая должна определять ваш офисный распорядок. Допустим, водитель подписал заявление 1 марта, а вышел на работу 10 марта. Ваш дедлайн это 9 апреля. Если вы отправите запросы 10 марта, у прошлого работодателя есть законные 30 дней с момента получения письма, то есть примерно до 12 апреля с учётом почты, и его законный срок истекает позже вашего. Он ничего не нарушил, а у вас в файле пусто. Единственный способ развести эти часы это отправлять запросы в день подписания заявления, а не в день выхода на работу. Каждый день ожидания вычитается из ваших тридцати, а не из их.
И одно исключение, которое есть в тексте и которое полезно знать заранее: любое время, необходимое водителю для реализации своих прав на ознакомление с полученной информацией, запрос исправления или приложение опровержения, отсчитывается отдельно и независимо от этого 30-дневного требования. То есть спор водителя с прошлым работодателем ваш файл не блокирует и вашего дедлайна не сдвигает. А вот ваша собственная медленная почта отдельно не отсчитывается.
| Какие часы | С чего идёт отсчёт | Длина | Что обязано быть, когда срок истёк | Норма |
|---|---|---|---|---|
| Ваш файл расследования | Дата начала работы водителя | 30 дней | Ответы либо письменная документация добросовестных попыток в driver investigation history file | 391.23(c)(1) |
| Ваш запрос MVR | Дата начала работы водителя | 30 дней | Запрос сделан и копия MVR в DQ-файле либо задокументированная добросовестная попытка | 391.23(a)(1), (b) |
| Ответ прошлого работодателя | Дата получения им запроса | 30 дней | Письменный ответ, в том числе подтверждающий, что сообщать нечего | 391.23(g)(1) |
| Pre-employment запрос в Clearinghouse | До выполнения водителем safety-sensitive функции | Без отсрочки | Проведённый полный запрос с конкретным согласием водителя | 382.701(a)(1), (a)(2) |
| История по part 40, работодатели DOT вне FMCSA | Первое выполнение работником safety-sensitive функций | 30 дней, жёсткая граница | Информация получена либо задокументирована добросовестная попытка, иначе водитель останавливается | 40.25(d) |
| Запрос водителя на ознакомление с тем, что о нём прислали | Получение вами его письменного запроса | 5 рабочих дней | Записи предоставлены водителю | 391.23(i)(2) |
| Ответ прошлого работодателя на запрос об исправлении | Получение им запроса водителя | 15 дней | Исправленные данные пересланы либо письменное уведомление водителю об отказе исправлять | 391.23(j)(2) |
| Жалоба по 386.12 на неответившего | Событие, о котором жалуются | 90 дней на подачу | Подписанная письменная жалоба в NCCDB либо Division Administrator | 386.12(a)(1) |
Два блока, и обязательных из них тоже два.
Блок первый, 391.23(d), сторона безопасности:
Уточнение, которое экономит много споров: слово «авария» здесь это определённый термин, а не бытовое русское «поцарапал». По определению это происшествие с участием коммерческой машины на дороге, повлёкшее гибель человека; либо телесное повреждение человеку, который в результате немедленно получает медицинскую помощь вне места происшествия; либо получение одной или несколькими машинами повреждений, лишающих их хода и требующих эвакуации с места на эвакуаторе или другой машине. И прямо исключаются: происшествие, связанное только с посадкой в стоящую машину и высадкой из неё, и происшествие, связанное только с погрузкой или разгрузкой груза. Так что задетое на трак-стопе зеркало в обязательный перечень не входит, и прошлый работодатель, который его не указал, ничего не нарушил.
Блок второй, 391.23(e), сторона наркотиков и алкоголя. Нарушал ли водитель в течение предыдущих трёх лет запреты по subpart B части 382 либо по 49 CFR part 40; не приступил ли он к программе реабилитации, назначенной специалистом по злоупотреблению веществами (SAP), или не завершил ли её; и, для водителя, который завершил направление SAP и остался у направившего работодателя, были ли после этого тесты на алкоголь с результатом 0.04 и выше, подтверждённые положительные тесты на наркотики либо отказы от тестирования, включая подтверждённые фальсифицированные или подменённые результаты. Как именно эта половина отвечается сегодня, изменилось, и об этом следующая глава.
Одна деталь из 391.23(e)(2), которую регулярно пропускают. Если прошлый работодатель этой информации не знает (типичный пример в самом тексте правила: работодатель уволил сотрудника, который провалил тест на наркотики, и дальнейшая судьба человека ему неизвестна), то перевозчик обязан получить документацию об успешном завершении направления SAP напрямую от водителя. То есть отсутствие ответа по этому пункту не является тупиком, у него есть прописанный обходной путь.
Необязательное и не подлежащее требованию: по 391.23(d)(2)(ii) прошлый работодатель вправе добровольно сообщить детали мелких аварий, которые он хранит по 390.15(b)(2) или по собственной внутренней политике. Попросить можно. Считать отказ нарушением нельзя.
Эту таблицу имеет смысл распечатать. Каждая строка это отдельная обязанность с отдельным сценарием провала.
| Что запрашиваем | У кого | Срок | Что делать, если ответа нет |
|---|---|---|---|
| Motor vehicle record, история вождения за предшествующие 3 года | Каждый орган, выдающий права (driver's licensing authority), где водитель имел или имеет права либо пермит за предыдущие 3 года | Запрос в течение 30 дней с начала работы; копия в DQ-файле в те же 30 дней (391.23(a)(1), (b)) | 391.23(b): задокументировать добросовестную попытку получить запись. Запрос обязан быть сделан в форме и порядке, которые предписывает сам орган, поэтому сначала проверьте, что вы использовали правильную процедуру. |
| Подтверждение факта работы и данные об авариях по 390.15(b)(1), авария по определению 390.5T | Все прошлые работодатели, у которых водитель управлял CMV в течение предыдущих 3 лет | Они: 30 дней после получения (391.23(g)(1)). Вы: файл укомплектован в течение 30 дней с начала работы (391.23(c)(1)) | Письменная запись о попытках по 391.23(c)(2), плюс жалоба по 386.12 в FMCSA по 391.23(c)(3), с копией этой жалобы в файле. |
| Нарушения программы по наркотикам и алкоголю, FMCSA-регулируемые работодатели | Ни у кого, с одной оговоркой: по 391.23(e)(2), если прошлый работодатель не знает, завершил ли водитель направление SAP, эту документацию вы обязаны получить напрямую от водителя. В остальном вы делаете запрос в Drug & Alcohol Clearinghouse | Полный запрос (full query) до того, как водитель выполнит safety-sensitive функцию (382.701(a); 391.23(e)(4)) | Не применимо. Clearinghouse отвечает всегда. Если водитель отказывается дать согласие на запрос, действует 391.23(f)(2): вы не должны допускать такого водителя к управлению CMV. |
| Нарушения программы по наркотикам и алкоголю, другие виды транспорта DOT (FRA, FTA, FAA и прочие) | У этих работодателей напрямую, по 391.23(e)(4)(ii) | По 40.25(h) они обязаны выдать информацию немедленно после проверки конкретного письменного согласия водителя. Напрямую применить к другим видам транспорта DOT срок из 391.23(g)(1) FMCSA не может, поэтому реальный предел вам задаёт 40.25(d), см. строку ниже | Тот же протокол: задокументировать попытки, сохранить доказательства. 40.25(d) принимает задокументированную добросовестную попытку вместо самой информации. |
| Незавершённый план follow-up тестирования для водителя, ещё находящегося в follow-up тестировании | У прошлого работодателя напрямую, по 391.23(e)(4)(i) и 49 CFR 40.25(b)(5) | До того, как полагаться на один только результат Clearinghouse | Если у прошлого работодателя нет информации о процессе return-to-duty, 40.25(b)(5) предписывает получать её от самого работника. |
| История тестирования по part 40, работодатели DOT вне FMCSA, окно 2 года | DOT-регулируемые работодатели, у которых человек работал в течение двух лет до даты заявления или перевода (40.25(b)) | До первого выполнения safety-sensitive функции, если это осуществимо; жёсткая граница 30 дней после первого выполнения (40.25(d)) | 40.25(d): нельзя допускать работника к дальнейшему выполнению safety-sensitive функций после 30 дней, если вы не получили информацию либо не сделали и не задокументировали добросовестную попытку её получить. |
| Самораскрытие о положительном предварительном тесте или отказе на работе, куда водитель подавался, но куда его не взяли | У водителя, письменно, по 40.25(j), окно 2 года | Часть пакета документов при найме | Если водитель признаёт такой случай, никакой safety-sensitive работы до документированного завершения процесса return-to-duty. |
| Ничего, потому что спрашивать не у кого: за прошедшие 3 года не было работы у DOT-регулируемого работодателя | Ни у кого | В те же 30 дней | 391.23(c)(4): поместить в driver investigation history file документацию о том, что расследование было невозможно. Пустой файл это находка, одностраничная записка нет. |
Потому что Clearinghouse теперь содержит полные три года данных, и FMCSA закрыла ручной путь намеренно.
По 391.23(e)(4): с 6 января 2023 года работодатели, подпадающие под § 382.701(a), обязаны использовать Drug and Alcohol Clearinghouse для соблюдения требований этого раздела в части FMCSA-регулируемых работодателей. Собственное уведомление FMCSA о предварительных расследованиях формулирует это без обиняков: с этой даты потенциальный работодатель обязан провести pre-employment запрос по § 382.701(a), а запросы, сделанные не по § 382.701(a), этим требованиям не удовлетворяют. То же уведомление указывает, что речь идёт и о требовании запроса в §§ 382.413(b) и 391.23(e)(4).
Что это меняет на практике:
Ежегодный ограниченный запрос это отдельная обязанность на отдельном календаре, она разобрана в статье про ежегодный запрос в Clearinghouse. Остальная часть программы по наркотикам и алкоголю, от консорциума до случайной выборки, лежит за пределами этой статьи. Здесь важно другое: сторона безопасности в этом расследовании по-прежнему движется почтой и телефоном, и молчание случается именно там.
Это практическое ядро темы, и регламент отвечает на неё прямо, а не оставляет вас импровизировать. Три шага, по порядку.
391.23(c)(2) необычно конкретен в том, что обязана содержать письменная запись. Само расследование может быть любым: личные беседы, телефонные разговоры, письма или любой другой метод расследования, который перевозчик сочтёт подходящим. Но по каждому прошлому работодателю, с которым связывались, либо по каждой добросовестной попытке это сделать, запись обязана включать:
А затем предложение, которое управляет всей этой статьёй: «Failures to contact a previous employer, or of them to provide the required safety performance history information, must be documented», то есть неудачи связаться с прошлым работодателем либо их отказ предоставить требуемую информацию об истории безопасности должны быть задокументированы. Молчание это не дырка в файле. Молчание это факт, который вы обязаны записать.
Практическая мелочь, которая решает больше, чем кажется: лог, который вы вели по ходу дела, стоит гораздо дороже лога, собранного задним числом накануне аудита. Разница видна невооружённым глазом. В настоящем логе разные даты, разные формулировки, иногда имя человека, который взял трубку и сказал, что «сафети-менеджер будет в пятницу». В восстановленном логе три строки, написанные одной рукой в один день, с одинаковыми оборотами.
391.23(c)(3): потенциальным работодателям следует сообщать о неудачах прошлых работодателей ответить на расследование в FMCSA и использовать процедуры жалоб, указанные в § 386.12, и хранить копию отчётов в driver investigation history file как часть документирования добросовестной попытки получить требуемую информацию.
Именно последний оборот и делает этот шаг стоящим двадцати минут. Жалоба здесь не столько оружие против другого перевозчика, сколько доказательство в вашем собственном файле. Распечатанное подтверждение о подаче жалобы превращает «мы несколько раз звонили» в датированную федеральную запись о попытке.
По 386.12(a)(1) жалоба подаётся письменно в National Consumer Complaint Database на nccdb.fmcsa.dot.gov либо любому Division Administrator FMCSA, обязана быть подписана заявителем и обязана содержать:
Информацию о подаче письменной жалобы можно получить по телефону 1-888-DOT-SAFT (1-888-368-7238).
Две честные оговорки, чтобы вы не строили ложных ожиданий. Первая: 386.12(a)(1) выстроен вокруг понятия substantial violation, и там же оно определено как нарушение, которое могло разумно привести или привело к серьёзному телесному повреждению либо смерти. Молчание кадровика под это определение ложится, мягко говоря, неочевидно. Кроме того, тот же параграф задаёт окно подачи не позднее 90 дней после события, так что подавать надо сразу, а не в конце года пачкой. Вторая: Division Administrator сначала определяет, не является ли жалоба необоснованной, и расследует только необоснованными не являющиеся; недостающая история безопасности в результате к вам, скорее всего, не приедет. Смысл шага в бумажном следе на вашей стороне, и регламент прямо называет этот смысл в 391.23(c)(3).
Их молчание не ставит ваши часы на паузу. 391.23(c)(1) требует, чтобы в файле в течение 30 дней с даты начала работы лежали ответы либо документация добросовестных попыток. Тот же параграф выводит за скобки ровно одну вещь и только одну: любое время, необходимое водителю для реализации права ознакомиться с информацией, запросить исправление или приложить опровержение, отсчитывается отдельно и независимо от этого 30-дневного требования. Ваша собственная медленная почта за скобки не выводится.
Регламент нигде не определяет эту фразу, поэтому собирать доказательства нужно по тем элементам, которые он всё-таки называет в 391.23(c)(2), и так, чтобы посторонний человек мог их проверить:
Отдельно стоит случай, когда спрашивать вообще некого. По 391.23(c)(4), для водителей без опыта работы у DOT-регулируемого работодателя за предшествующие три года, в driver investigation history file обязана быть помещена документация о том, что расследование было невозможно, в те же требуемые 30 дней с даты начала работы. Формально это одна страница текста. Практически именно её чаще всего не делают вовсе, рассуждая, что «раз спрашивать не у кого, то и класть в файл нечего». Пустая папка это находка. Одностраничная записка нет.
Логика здесь ровно та же, что управляет road test и его заменителями: регламент интересует не столько результат, сколько задокументированное датированное действие. Для другого документа эта логика разобрана в статье про road test и его признанные эквиваленты.
Не в driver qualification file и не в общей сетевой папке, куда дотягивается весь офис.
49 CFR 391.53 создаёт отдельный driver investigation history file и ставит на него четыре условия:
Обязанности по конфиденциальности зеркально прописаны на отправляющей стороне. По 391.23(h) прошлый работодатель, его агенты и страховщики обязаны принять все разумно необходимые меры для защиты записей от раскрытия любому лицу, не участвующему напрямую в их пересылке, и прошлый работодатель не вправе предоставлять никакую информацию об алкоголе и контролируемых веществах собственному страховщику. По 391.23(k) то же самое действует и для вас как потенциального работодателя: использовать информацию только в рамках решения о найме и не передавать данные по алкоголю и контролируемым веществам своему страховщику.
Стоит проговорить очевидное для тех, кто ведёт всё в одной коробке из-под бумаги на полке за спиной. Отдельность этого файла проверяется первой и проверяется до того, как проверяется его содержимое. Если у вас всё сложено в одну папку на водителя, вы уже не соблюдаете условия защищённости и ограниченного доступа из 391.53(a), сколь бы полным ни было содержимое.
| Документ | В какой файл | Сколько хранить | Норма |
|---|---|---|---|
| MVR из предварительного запроса при найме | Driver qualification file | Весь срок работы плюс 3 года | 391.51(b)(2), 391.51(c) |
| Ответы по истории безопасности либо задокументированные попытки | Driver investigation history file, защищённый | Весь срок работы плюс 3 года | 391.53(b)(2), 391.53(c) |
| Письменный релиз водителя на запрос истории по D&A | Driver investigation history file | Хранится с файлом; явный срок в 391.53(c) задан для полученных историй безопасности | 391.53(b)(1), 391.53(c) |
| Запись запроса в Clearinghouse и его результаты | Записи работодателя в Clearinghouse | 3 года; с 6 января 2023 действующая регистрация выполняет это требование | 382.701(e) |
| Запись запроса по part 40 либо задокументированная добросовестная попытка (виды транспорта вне FMCSA) | Письменная конфиденциальная запись | 3 года с даты первого выполнения работником safety-sensitive обязанностей | 40.25(i) |
| Ваша собственная запись как прошлого работодателя: каждый полученный запрос и отправленный ответ | Где угодно, но хранить обязательно | 1 год, с датой, стороной, которой раскрыли, и кратким описанием предоставленного | 391.23(g)(4) |
| Accident register, из которого берутся данные для ваших ответов | Accident register | 3 года после даты каждой аварии | 390.15(b) |
Больше, чем предполагает большинство перевозчиков, и обязанность уведомить лежит на вас, причём до того, как вы что-либо решите.
По 391.23(i)(1) водитель, у которого за предшествующие три года была DOT-регулируемая работа, обязан быть прямо уведомлён, через бланк заявления либо другой письменный документ и до принятия любого решения о найме, о трёх правах: ознакомиться с информацией, предоставленной прошлыми работодателями; добиться исправления ошибок прошлым работодателем и повторной отправки исправленных данных; приложить опровержение (rebuttal), если водитель и прошлый работодатель не могут договориться о точности информации.
Механика, всё из текста правила:
Практическое следствие для маленького перевозчика: часы due process это не ваши тридцать дней. 391.23(c)(1) говорит, что любое время, необходимое водителю для реализации этих прав, отсчитывается отдельно и независимо от 30-дневного требования к файлу. Идущий спор не оправдывает неполный файл и не обязан быть разрешён до того, как вы файл закроете.
Именно из-за этого страха многие мелкие перевозчики не отвечают вообще, и правило адресует его прямо. 391.23(l)(1) устанавливает, что иск или производство о диффамации, вторжении в частную жизнь либо вмешательстве в договор, основанные на предоставлении или использовании информации в соответствии с этим разделом, не могут быть предъявлены перевозчику, который расследует информацию, лицу, которое эту информацию предоставило, либо их агентам и страховщикам, причём страховщикам это ограничение ответственности не предоставляется в части информации об алкоголе и контролируемых веществах.
Защита условная, и вот условие как раз самое интересное. По 391.23(l)(2) она не применяется к лицам, которые заведомо предоставляют ложную информацию, либо которые не соблюдают процедуры, установленные для этих расследований. Прочитанное вместе с 391.23(g), это даёт грубый практический вывод на тот день, когда вы окажетесь на отвечающей стороне:
Ещё одна вещь, которую стоит сказать вслух специально для владельца небольшой компании, привыкшего к логике «меньше бумаг, меньше проблем». Здесь она не работает, и вот почему. Ваша компания попадает в эту тему с обеих сторон: сегодня вы нанимаете человека и просите данные, через полгода уволившийся от вас водитель устраивается к соседу, и данные просят у вас. Стратегия «не отвечать никому» экономит вам полчаса на письмо и одновременно ставит вас в положение, при котором вы сами не соблюдаете процедуры и, как следствие, лишаетесь защиты по (l)(1) в тот момент, когда она вам понадобится. Тридцать минут на «нечего сообщать, работал с такого-то по такое-то» это самая дешёвая страховка в этом разделе регламента.
Рано или поздно на обеих сторонах этой процедуры оказывается каждый перевозчик. Ваши обязанности как прошлого работодателя, из 391.23(g):
По 391.23(h) раскрытие информации «может принимать любую форму, разумно обеспечивающую конфиденциальность, включая письмо, факс или электронную почту», так что формат это не то препятствие, которым его любят изображать.
Три ошибки, которые повторяются из компании в компанию:
Практический совет по организации: заведите один шаблон ответа с двумя вариантами текста, «данных нет» и «данные прилагаются», и одну таблицу с колонками «дата запроса, кто запрашивал, дата ответа, что отправили». Годовая обязанность из (g)(4) закрывается этой таблицей целиком, и держать её проще, чем восстанавливать.
По 391.53(d) перевозчик обязан предоставить все записи и информацию из driver investigation history file уполномоченному представителю или специальному агенту FMCSA, уполномоченному представителю правоохранительного органа штата или местного уровня, либо уполномоченной третьей стороне по запросу или в рамках любой проверки, в срок, который указывает запрашивающий представитель. Дорожной версии у этой проверки нет. Это кабинетное упражнение, и делается оно файл за файлом.
Что проверяющий смотрит, примерно в том порядке, в каком это обычно происходит:
Смежная ловушка, которую стоит назвать, потому что она лежит в том же ящике стола: медицинская сторона квалификации работает по совершенно другим правилам и по другим файлам, включая самосертификацию, которую водитель подаёт в орган, выдающий права. Это разобрано в статьях про самосертификацию медицинской карты и, на случай когда всё пошло не так, про даунгрейд CDL из-за просроченной медкарты.
Задокументировать, потом пожаловаться, потом сохранить жалобу. 391.23(c)(2) требует письменную запись с названием и адресом работодателя, датой обращения либо перечнем попыток и полученной информацией. 391.23(c)(3) предписывает сообщить о неответе в FMCSA по процедуре жалоб § 386.12 и хранить копию этого отчёта в driver investigation history file как часть документирования добросовестной попытки. Задокументированное молчание соблюдает правило. Незадокументированное молчание это находка на аудите.
Тридцать дней после получения запроса, по 391.23(g)(1). Отсчёт идёт с момента, когда письмо, факс или email до них дошли, а не когда вы их отправили. Если сообщать нечего, они всё равно обязаны прислать ответ, подтверждающий отсутствие таких данных, включая идентификационные данные водителя и даты работы. Хранить собственную копию запроса и ответа это отдельная обязанность на один год по 391.23(g)(4).
Нет, если попытка зафиксирована на бумаге. 391.23(c)(1) требует, чтобы в driver investigation history file в течение 30 дней с даты начала работы лежали ответы либо документация добросовестных попыток. Получить ответ правило не требует нигде. Датированная копия запроса с подписанным релизом, доказательство отправки, лог обращений, подтверждение жалобы по 386.12 и короткая закрывающая записка требование закрывают. Пустая страница нет.
Работодателям под регулированием FMCSA нет. С 6 января 2023 года 391.23(e)(4) требует для этой истории Drug and Alcohol Clearinghouse, а FMCSA прямо указывает, что запросы, сделанные не по § 382.701(a), требованию не удовлетворяют. Два исключения в тексте правила остаются: работодателей другого вида транспорта DOT вы спрашиваете напрямую по (e)(4)(ii), а незавершённый план follow-up тестирования запрашиваете у прошлого работодателя по 40.25(b)(5).
Это два файла с двумя наборами правил, и их смешение это классическая ошибка хранения. MVR из предварительного запроса при найме лежит в driver qualification file по 391.51(b)(2). История безопасности и письменный релиз водителя лежат в отдельном driver investigation history file по 391.53: защищённое место, контролируемый доступ, использование только для решения о найме, доступ страховщика ко всему кроме данных по алкоголю и контролируемым веществам.
Законно нет. 391.23(g)(1) обязывает прошлых работодателей ответить за 30 дней, а старое разъяснение FMCSA, отвечавшее на этот самый вопрос «generally no», FMCSA-DQ-391.23-Q001 от 4 апреля 1997 года, было отозвано 1 июля 2026 года. Отказ ещё и уязвимая позиция по ответственности: защита из 391.23(l)(1) от исков о диффамации, вторжении в частную жизнь и вмешательстве в договор по (l)(2) не действует для тех, кто не соблюдает процедуры, установленные для этих расследований.
Задокументировать тупик и вовремя закрыть файл. 391.23(c)(2) хочет название и адрес работодателя, дату обращения либо перечень попыток и то, что пришло обратно. Вернувшийся конверт, приколотый к одностраничной записке с названием несуществующей компании, использованным адресом и датой отправки, это полноценная запись, а не провал. Если DOT-регулируемой работы за три года не было вообще, 391.23(c)(4) требует документацию о том, что расследование было невозможно.
Важны обе даты, но для разного. Ваш 30-дневный срок по файлу в 391.23(c)(1) идёт от даты начала работы водителя. Окно по авариям в 391.23(d)(2) привязано к дате заявления о приёме на работу, и трёхлетнее окно по наркотикам и алкоголю в 391.23(e) тоже. Запросы всё равно отправляйте в день подписания заявления: каждый день между подписанием и выходом вычитается из ваших тридцати, а не из тридцати прошлого работодателя.
TruckerNavi ведёт safety-сторону для русскоязычных перевозчиков в NY, NJ и FL: расследования по прошлым работодателям с полными логами попыток и эскалацией по 386.12, запросы в Clearinghouse, MVR, DQ-файлы и driver investigation history files, программа Drug & Alcohol и подготовка к DOT-аудиту. Safety Compliance: БАЗОВЫЙ $99/мес, СТАРТ $189/мес, ПРЕМИУМ $499/мес. Программа Drug & Alcohol $150/год. Хотите узнать, что инспектор найдёт в ваших водительских файлах, раньше инспектора? Mock DOT Audit, $399. Открываете компанию с нуля? Authority Bundle, $499. Русский и английский.
Посмотреть пакеты Safety Compliance →Или просто позвоните: (315) 871-0833 · WhatsApp
Три года. 391.23(a)(2) задаёт расследование за предшествующие три года у DOT-регулируемых работодателей, а (d) ограничивает обязательный список работодателями, у которых водитель управлял CMV в предыдущие три года. Данные об авариях по (d)(2) охватывают три года, предшествующие дате заявления о приёме на работу.
Тридцать дней после получения запроса, по 391.23(g)(1). Если сообщать нечего, он всё равно обязан прислать ответ, подтверждающий отсутствие данных, включая идентификационные данные водителя и даты работы.
Тридцать дней с даты начала работы водителя. По 391.23(c)(1) к этому моменту в файле обязаны лежать ответы либо документация добросовестных попыток. Время, потраченное водителем на реализацию его прав, отсчитывается отдельно и независимо от этих 30 дней.
Составить запись, требуемую 391.23(c)(2): название и адрес, даты и попытки, полученная или неполученная информация. Затем сообщить о неответе в FMCSA по процедуре жалобы § 386.12, как предписывает 391.23(c)(3), и хранить копию отчёта в файле как доказательство добросовестности.
Нет. Обязанность в том, чтобы расследовать и задокументировать, а не в том, чтобы добиться результата. 391.23(c)(2) требует, чтобы неудачи связаться с прошлым работодателем либо их отказ предоставить информацию были задокументированы. Задокументированные неудачи соответствуют правилу, незадокументированное молчание нет.
Для FMCSA-регулируемых работодателей нет. С 6 января 2023 года 391.23(e)(4) требует использовать Drug and Alcohol Clearinghouse для этой истории, а FMCSA прямо указывает, что запросы, сделанные не по § 382.701(a), требованию не удовлетворяют. У работодателей других видов транспорта DOT вы по-прежнему спрашиваете напрямую, и незавершённый план follow-up тестирования по-прежнему запрашиваете у прошлого работодателя по 40.25(b)(5).
В driver investigation history file по 391.53, который хранится в защищённом месте с контролируемым доступом, используется только для решения о найме и хранится весь срок работы водителя и три года после. В driver qualification file идёт MVR, по 391.51(b)(2).
По 391.23(f)(1) вы не должны допускать такого водителя к управлению коммерческой машиной для вашей компании, а по 391.23(f)(2) то же самое действует при отказе дать согласие на запрос в Clearinghouse. Варианта этого найма без согласия не существует.