Материал команды комплаенса TruckerNavi под руководством Дмитрия Борового, лицензированного в Нью-Джерси страхового продюсера и автора книги «Safety Manager: From Zero to Expert».
Короткий ответ: базовый штат обязан ежегодно проверять в среднем 3% IRP-флотов, которые он продлевает (План IRP, Section 1025), и 3% своих IFTA-счетов (IFTA Audit Manual, A250), причём от имени всех остальных штатов сразу (Plan Section 1020, IFTA Articles R1310). IRP-аудит проверяет только мили, на которых стоит ваша apportioned-регистрация. IFTA-аудит проверяет мили и топливо из квартальных деклараций. По Плану записи IRP хранят 3 года после закрытия registration year (Section 1000), но Нью-Джерси просит 5 лет, а Нью-Йорк 6; записи IFTA хранят 4 года с даты, когда декларация была должна быть подана или была подана, что позже (IFTA Procedures Manual, P510). Об аудите предупреждают минимум за 30 дней (IRP Audit Procedures Manual 401, IFTA Audit Manual A420), на письменный запрос записей дают 30 дней (Plan 1015, Articles R1210), на письменную апелляцию не меньше 30 календарных дней (Plan 1065, Articles R1390). Если записей нет: по IRP штат доначисляет 20% от apportionable fees за этот registration year, 50% во второй раз и 100% в третий (Plan 1015); по IFTA расход флота режут до 4.00 MPG или снижают на 20%, зачёт tax-paid топлива снимают, а сверху идёт пеня $50 или 10% плюс проценты (Procedures Manual P570, Articles R1220 и R1230).
Две вещи, которыми это не является. Это не DOT-аудит: инвестигаторы FMCSA проверяют правила безопасности, и та процедура разобрана в гайде по типам DOT-аудитов. И это не трогает ваши процентили CSA: Safety Measurement System строится на придорожных инспекциях, авариях и расследованиях по семи BASIC (csa.fmcsa.dot.gov), а не на налоговых аудитах штата. Удар приходит с другой стороны. В Нью-Джерси неподача IFTA-декларации за четвёртый квартал приостанавливает и IFTA, и IRP (NJ MVC); в Нью-Йорке DMV не перерегистрирует машины, пока лицензия IFTA приостановлена (NYS Tax, Publication 536). Трак без действующих credentials собирает нарушения на весах, а вот они в CSA уже попадают.
Чаще всего ни за что. Оба соглашения задают норму. План требует от каждого базового штата проверять в среднем три процента флотов в год от числа тех, чью регистрацию он продлевает (Plan, Section 1025(a)). IFTA Audit Manual задаёт те же 3 процента от числа IFTA-счетов штата, без новых лицензиатов, и требует, чтобы каждый аудит покрывал полный лицензионный год или минимум четыре квартала подряд (Audit Manual, A250). Норму надо закрывать каждый год, поэтому часть флотов получает письмо просто по арифметике.
Норма не слепа к размеру флота. По A260.100 минимум 15 процентов IFTA-аудитов штата должны прийтись на low-distance счета, то есть нижние 25 процентов по милям за прошлый год, и минимум 25 процентов на high-distance счета, верхние 25 процентов. Компания с одним траком стоит в плане аудитов по умолчанию, а не в порядке исключения.
Вторая половина отбора это кабинетная проверка. С 1 января 2026 года аудитор обязан до начала аудита проанализировать декларации лицензиата и отметить необычные тренды и отклонения (A310.300 в редакции Ballot 9-2025): расход флота, скачущий от квартала к кварталу, нулевой квартал при живых милях в IRP-заявке, топливо, купленное в штате, где миль не заявлено, итоги IFTA, которые не сходятся с дистанцией IRP за те же месяцы. Если квартальные декларации вы подаёте сами, гайд по квартальной подаче IFTA показывает, какие именно цифры аудитор сравнивает между собой.
Есть мягкая версия визита. Records Review смотрит только систему учёта и внутренний контроль. По IRP он может пройти до первого продления и не приводит к пересчёту сборов (IRP Audit Procedures Manual, 701); по IFTA он не может закончиться доначислением, а после его завершения аудит не назначают 180 дней, чтобы вы успели исправить найденное (A500.100.030, A510.400). Три Records Review засчитываются штату за один аудит, но не больше 25 процентов нормы (Plan 1025(d), A250). Если в письме написано «records review», читайте это как бесплатное предупреждение.
Два соглашения дают два разных ответа, а базовый штат может добавить третий.
Теперь слой штата. IRP FAQ на сайте NJ MVC говорит, что записи IRP должны храниться пять лет (NJ MVC, IRP FAQs), а NJ IRP Carrier Guide (раздел 15.0) расписывает подробно: все операционные записи и записи о милях, на которых стоят заявка и дополнения к ней, хранятся пять лет после закрытия registration year, с примером, что записи registration year 2022 хранятся до декабря 2026. Нью-Йорк идёт дальше. Руководство DMV IRP-8 (раздел 14.0) возлагает на регистранта обязанность хранить записи о милях шесть лет с даты поездки, так что поездка июня 2023 хранится до июня 2029, и логи водителей, если они служат trip records, попадают под те же шесть лет.
Практическое правило, снимающее все вопросы: хранить всё шесть лет, в папке на каждый registration year и на каждый квартал IFTA, и никогда не давать выписке по топливной карте или выгрузке ELD исчезнуть раньше этого срока.
Проверяет один штат за всех. IRP-аудит проводится от имени всех member jurisdictions, и базовый штат вправе начислять и собирать сборы по его результатам (Plan 1020). IFTA Articles of Agreement говорят то же самое: базовый штат аудирует своих лицензиатов от имени всех штатов-участников (R1310), а другой штат может проверить вас сам только за свой счёт. Оба соглашения допускают совместные аудиты с другими штатами (Plan 1030), и оба дают другим штатам 45 календарных дней с получения результатов, чтобы потребовать перепроверку, ограниченную той же выборкой (Plan 1040, Articles R1360).
В Нью-Джерси два аудита приходят вместе. NJ IRP Carrier Guide (раздел 16.0) говорит, что Нью-Джерси проводит IFTA-аудиты вместе с IRP-аудитами, где это применимо и разумно, а аудиторы приходят из MVC. В Нью-Йорке пара другая: IRP-аудит приходит из DMV, а IFTA-аудит из Department of Taxation and Finance, и Publication 536 говорит, что вместе с IFTA-аудитом ведомство в тот же визит проверит ваш New York State highway use tax. Как четыре программы стыкуются и какие мили в какую декларацию идут, разложено в статье IRP против IFTA, NY HUT и 2290.
| Аудит | Что проверяют | Глубина записей | Ключевые документы | Кто проводит | Чем заканчивается |
|---|---|---|---|---|---|
| IRP | Мили из заявки за reporting period (с 1 июля по 30 июня), плюс документы о весе и покупке машин | 3 года после закрытия registration year (Plan 1000); NJ 5 лет; NY 6 лет с даты поездки | Trip records с 7 реквизитами Plan 1010(a); GPS-записи каждые 15 минут в XLS или CSV; месячные и квартальные сводки; документы на машины | Базовый штат (NJ MVC Motor Carrier Services, NY DMV International Registration Bureau) за все штаты; возможен совместный аудит (Plan 1030) | Пересчёт apportionable fees с зачётом между штатами (Plan 1050); доначисление 20/50/100% за негодные записи (Plan 1015); полные сборы за машину, которая не была apportionable (APM 504(e)) |
| IFTA | Мили и топливо минимум за четыре квартальные декларации подряд, MPG флота, tax-paid credit | 4 года с даты срока подачи или даты подачи, что позже, плюс периоды под аудитом или waiver (P510) | Те же trip records (P540.100); GPS-записи каждые 10 минут (P540.200); чеки на топливо с реквизитами P550.300; записи по bulk-топливу; месячные сводки по машинам (P560) | Базовый штат (NJ MVC, NYS Department of Taxation and Finance) за все штаты; NJ объединяет с IRP-аудитом, NY с HUT | Доплата или возврат по каждому штату; проценты на сальдо каждого штата (R1230); пеня $50 или 10% (R1220); 4.00 MPG или минус 20% за негодные записи (P570); возможна приостановка лицензии |
| Общее для обоих | Уведомление минимум за 30 дней (APM 401, AM A420); 30 дней на записи после письменного запроса (Plan 1015, R1210); не меньше 30 календарных дней на апелляцию (Plan 1065, R1390); 45 дней другим штатам на re-examination (Plan 1040, R1360); Records Review никогда не заканчивается доначислением (APM 701, AM A500) | ||||
Тест звучит не «хранили ли вы что-то», а «может ли штат это проверить». Plan Section 1005(a) требует записей, достаточных, чтобы базовый штат мог проверить заявленную дистанцию и оценить точность вашей системы учёта миль; IFTA P530 использует слова «достаточные и уместные». Оба принимают любой носитель и любой формат, который штат может проверить, и у обоих одно и то же жало: записи, представленные в формате или способом, который штат проверить не может, считаются не предоставленными вовсе (Plan 1005(b) с комментарием, P530).
Для поездки, которую не фиксирует система трекинга, Plan 1010(a) и IFTA P540.100 перечисляют одни и те же семь реквизитов. Carrier Guide Нью-Джерси встраивает их в свой Individual Vehicle Mileage Record (IVMR) из одиннадцати полей, добавляя имя регистранта, unit-номера тягача и трейлера, номер флота, имя и подпись водителя и trip permits; страница MVC по IRP уточняет, что самые распространённые IVMR это trip sheets и логи водителя (NJ MVC, IRP). IRP-8 Нью-Йорка добавляет два своих правила: каждая остановка записывается как город и штат, а общая дистанция поездки включает мили с грузом, без груза, bobtail, deadhead, по двору и не по работе.
| Реквизит годной записи о поездке | Откуда берётся | Частый пробел |
|---|---|---|
| Даты начала и конца поездки | Trip sheet, ELD | Одна дата на многодневный рейс |
| Origin и destination (город и штат); в Нью-Йорке каждая остановка | Bill of lading, trip sheet | «NJ, CA» без городов, промежуточные выгрузки пропущены |
| Маршрут (номера дорог), минимум на каждом пересечении границы штата | Trip sheet, GPS-трек | Маршрута нет вообще, мили по штатам «на глаз» |
| Одометр, hubodometer или ECM в начале и в конце; конец одной поездки равен началу следующей | ECM, приборная панель, hubodometer | Разрывы между поездками, bobtail и движение по двору не записаны |
| Общая дистанция поездки | Одометр | Не сходится с суммой миль по штатам |
| Дистанция по каждому штату | GPS; программа расчёта миль как подтверждение, но не как замена (NY IRP-8) | Распечатка из программы без первички за ней |
| VIN или unit number; в Нью-Джерси также трейлер, номер флота, подпись водителя и trip permits | Cab card, IVMR | Unit number не совпадает с IRP-заявкой |
| Для GPS-данных: точка каждые 15 минут (IRP) или 10 минут (IFTA), широта и долгота с точностью 0.0001, одометр ECM, экспорт в XLS или CSV | Портал ELD-провайдера | Хранится 6 месяцев и стирается; экспорт только в PDF |
Поверх trip records идут сводки: месячная сводка операций флота по каждой машине и по каждому штату, квартальная сводка по флоту и сводка квартальных сводок (Plan 1010(c)); IFTA просит месячную сводку по флоту с дистанцией и топливом по каждой машине, всего и по штатам (P560). Сводки первичку не заменяют. Нью-Йорк говорит это одной строкой: сводные отчёты вроде IFTA-деклараций и итогов в таблицах это просто recaps, сами по себе они не принимаются, а программа расчёта миль может только подтверждать trip records, но не заменять их (IRP-8, 14.0).
IFTA задаёт два вопроса про топливо и оценивает их по-разному. Первый: сколько топлива всего сожжено, это ваш MPG флота. Второй: сколько топлива куплено с уплаченным налогом, это зачёт против налога, который вы должны каждому штату. Нужны полные записи всего купленного, полученного и использованного топлива по типам (Procedures Manual P550.100). Но зачёт за tax-paid топливо вы получите только при одном из документов P550.220: чек, инвойс или transaction listing от продавца, чек по кредитной карте, transaction listing от третьей стороны либо электронная или цифровая копия оригинального чека.
Каким бы ни был документ, P550.300 хочет видеть в нём: дату покупки, название и адрес продавца (vendor code допустим), количество, тип топлива, цену за единицу или общую сумму, идентификацию машины, в которую залито топливо, и имя покупателя (при лизе lessor или lessee). IFTA Manual Нью-Джерси добавляет к требованиям к чеку unit или номер plate машины и подпись покупателя. Чек с исправлениями, следами стирания или нечитаемый отклоняется, если вы не докажете его подлинность (P550.200), а топливо, залитое во что угодно кроме qualified motor vehicle, зачёта не даёт (P550.210). Bulk-топливо это отдельная папка: накладные на поставки, квартальные инвентаризации по каждому баку, ёмкость баков и запись каждой выдачи с местом, датой, количеством, типом топлива и машиной (P550.400, P550.600).
Один пункт в вашу пользу, который аудиторы знают, а перевозчики нет: отсутствующие чеки не уменьшают ваше топливо. Audit Manual A360 говорит, что отсутствие чеков на tax-paid топливо и последующий отказ в зачёте сами по себе не являются основанием уменьшать заявленный общий объём. Ваш MPG остаётся там, куда его ставит выписка по топливной карте; вы теряете зачёт, а не галлоны.
Достаточно, когда выгрузка отвечает четырём требованиям, а большинство выгрузок не отвечает. Оба соглашения принимают записи из системы трекинга машины, с одной разницей в частоте: План хочет запись, создаваемую и хранимую минимум каждые 15 минут при работающем двигателе (Section 1010(b)); IFTA хочет минимум каждые 10 минут (P540.200). В каждой записи должны быть VIN или unit number, дата и время, широта и долгота с четырьмя знаками после запятой (0.0001) и показание одометра ECM; если у машины нет ECM, одометр в начале и в конце каждой поездки.
Дальше формат. С 1 января 2024 года оба текста говорят, что данные трекинга должны отдаваться в файле XLS, XLSX, CSV или в текстовом файле с разделителями, а форматы, дающие статичную картинку, такие как PDF, JPEG, PNG или Word, доступными не считаются (комментарий к Plan 1010, Ballot 446; IFTA P540.200, Ballot 1-2023). PDF-распечатка отчёта ELD по милям по штатам это не предоставленная запись, и доначисление за непредоставленные записи остаётся на столе.
Что делать, когда устройство ломается в дороге, это отдельный свод правил, разобранный в гайде по неисправности ELD и правилу 8 дней. Для аудита рецепт скучный: каждый квартал скачивать с портала провайдера CSV в формате IFTA, сохранять его вместе с выпиской по топливу за квартал и проверять, что unit-номера в файле совпадают с unit-номерами на cab card.
Два разных механизма, и важно, под каким именно вы оказались.
IRP: процент от ваших сборов. Plan Section 1015 применяется, когда записи по флоту в целом негодны или когда вы не предоставили записи в течение 30 календарных дней после письменного запроса. Доначисление составляет 20 процентов от apportionable fees, уплаченных или подлежащих уплате за этот registration year; 50 процентов за второе такое нарушение, известное базовому штату; 100 процентов за третье и каждое следующее. Официальный комментарий сужает норму в две полезные стороны: доначисление не применяется, если записи, пусть плохого или неровного качества, всё же можно проверить, и не применяется за пробелы по отдельным машинам, когда флот в целом проверяем. Если машина во флоте оказывается не apportionable, её мили убирают из заявки и за неё считают полные (100%) сборы штата, где она ездила (APM 504(e)). IRP-8 Нью-Йорка повторяет шкалу 20/50/100 и добавляет замок: доначисление должно быть оплачено или апелляция выиграна, прежде чем по счёту проведут любую следующую IRP-операцию.
IFTA: ваш MPG. Procedures Manual P570.100 даёт базовому штату два варианта, когда записи флота негодны или не предоставлены после письменного требования: снизить заявленный MPG флота до 4.00 (1.70 KPL) либо снизить заявленный средний расход на 20 процентов; для штатов, где налог считается за милю, дистанция по этому штату увеличивается на 20 процентов. Сверх этого штат вправе снять зачёт tax-paid за недокументированное топливо, посчитать по лучшей доступной информации и приостановить, отозвать или аннулировать лицензию (P570.200, Articles R1210). IFTA Manual Нью-Джерси говорит это прямо: за записи, которые велись ненадлежащим образом, применяется расчёт четыре мили на галлон. Там, где пробел ограничен отдельными машинами или месяцами, Audit Manual велит аудитору сначала считать по вашему прошлому опыту, похожим операциям, средним по отрасли и данным поставщиков топлива и только потом откатываться к 4 MPG (A350.200). Именно поэтому частичный пробел, показанный честно, заканчивается совсем иначе, чем флот, у которого нет ничего.
Дальше деньги, которые за этим следуют. Любое доначисление по IFTA несёт пеню $50 или 10 процентов от просроченного налога, что больше (Articles R1220), и проценты по ставке на два процентных пункта выше федеральной underpayment rate по IRC 6621(a)(2), которая пересматривается каждое 1 января, начисляется помесячно по одной двенадцатой годовой ставки и считается по чистому сальдо каждого штата (R1230). Начисление считается верным, а бремя доказать обратное лежит на вас (R1210.300, P520). Если долг не оплачен и письменная апелляция не подана в 30 дней с уведомления, уходит notice of revocation (R1270). А в Нью-Джерси сама по себе неподача IFTA-декларации за четвёртый квартал приостанавливает и IFTA, и IRP (NJ MVC).
| Событие | Срок | Источник |
|---|---|---|
| Уведомление об аудите с указанием registration year или reporting period, типа записей и даты начала | Минимум за 30 дней до начала аудита | IRP APM 401(a); IFTA AM A420 |
| Письменный запрос записей | 30 календарных дней на предоставление | Plan 1015; Articles R1210.200 |
| Выборка | Минимум три репрезентативных месяца reporting period (IRP); минимум четыре квартала подряд (IFTA) | APM 503(a); AM A250 |
| Открывающая и закрывающая конференции | До и после полевой работы; на закрытии озвучиваются предварительные выводы и права на апелляцию | APM 402, 404; AM A440, A450 |
| Письменная апелляция регистранта или лицензиата | Не меньше 30 календарных дней с уведомления о результатах | Plan 1065; Articles R1390, R1410 |
| Re-examination по требованию другого штата | 45 календарных дней с уведомления о результатах | Plan 1040; Articles R1360 |
| Иммунитет после завершённого Records Review | Без IFTA-аудита 180 дней | AM A510.400 |
| Хранение записей IRP | 3 года после закрытия registration year; NJ 5 лет; NY 6 лет с даты поездки | Plan 1000; NJ IRP Carrier Guide; NY IRP-8 |
| Хранение записей IFTA | 4 года с даты срока подачи или даты подачи, что позже | PM P510; NJ IFTA Manual; NY Pub 536 |
| Резервная копия ELD у перевозчика | 6 месяцев | 49 CFR 395.22(i) |
| Lien по долгу IFTA | При просрочке налога больше 30 дней | Articles R1240.300 |
Можно ли перенести? Права на перенос не даёт ни одно соглашение. IRP Audit Procedures Manual (401(c)) отмечает, что любой отказ от уведомления или перенос должен быть задокументирован в деле аудита, а IFTA Audit Manual (A420.200) разрешает начать раньше 30 дней только с вашего согласия или при just cause. Значит, перенос это просьба: письменная, в день получения письма, с датой, к которой записи будут готовы. Молчание 30 дней после письменного запроса записей уже считается непредоставлением, и именно это непредоставление включает Plan 1015 и P570.
Отчёт получаете вы, и его же получает каждый штат. Plan 1055 требует, чтобы отчёт об аудите содержал нарратив аудита, краткое описание вашего учёта и внутреннего контроля и billing summary; сроки на апелляцию и re-examination идут с даты отправки отчёта вам. Billing summary по IFTA расписан по кварталам в Audit Manual A460.700: корректировки дистанции, корректировки топлива, MPG заявленный и по результатам аудита, налог по штатам, пеня, проценты по штатам и итог. Расчёты и рабочие таблицы, на которых стоят выводы, вам обязаны выдать по запросу (Articles R1370.300).
Счёт сальдируется. По Plan 1050 дополнительные сборы, причитающиеся одним штатам, зачитываются против сборов, переплаченных другим, и с вас взыскивают или вам возвращают только чистую разницу. IRP-8 Нью-Йорка описывает механику: DMV выставляет недоплату, возвраты оформляются автоматически, а другие штаты могут начислить свои пени и проценты на свою долю. Проценты по IFTA идут отдельно по чистому сальдо каждого штата (R1230.300), и штат вправе применить lien, как только налог IFTA просрочен больше чем на 30 дней (R1240.300).
Две статьи расходов, которые удивляют перевозчиков. Если записи хранятся вне базового штата и аудиторам приходится ехать, оба соглашения позволяют штату выставить вам per diem и дорожные расходы аудиторов (Plan 1035, P510), а Publication 536 Нью-Йорка велит привезти записи из другого штата в Нью-Йорк либо оплатить аудиторам дорогу и проживание. И когда истекли и срок на апелляцию, и 45-дневное окно на re-examination, результаты становятся окончательными для всех штатов-участников и для вас, кроме случаев мошенничества (Plan 1070).
Да, и часы идут быстро. План даёт регистранту не меньше 30 календарных дней с уведомления о результатах аудита на письменную апелляцию в базовый штат по его процедурам (Section 1065); IFTA Articles дают лицензиату те же 30 календарных дней (R1390). Там, где у базового штата нет своей процедуры, Articles дают её сами: письменный запрос слушания в 30 дней после вручения уведомления, иначе результат окончателен; уведомление о слушании минимум за 20 дней; право прийти с адвокатом; и, если вы всё ещё не согласны, право попросить любой другой штат-участник проверить свою долю самостоятельно (R1400 по R1450).
Процедуры штатов поверх этого:
Ещё два правила определяют, чего апелляция может добиться. Пени комиссар базового штата может снять за reasonable cause; проценты снимаются только там, где это позволяет закон самого базового штата, и с письменного согласия других штатов (R1260). А после истечения сроков на апелляцию и re-examination ничего не переоткрывается, кроме мошенничества (Plan 1070). Стоит ли подавать апелляцию и на каких основаниях, это вопрос к вашему бухгалтеру или адвокату. Мы делаем другое: приводим записи в порядок и сидим рядом с вами на открывающей и закрывающей конференциях; эта услуга описана на странице представительство на аудите, стоимость по запросу.
План и соглашения IFTA задают пол. Базовый штат пишет процедуру, телефон и, в этих двух штатах, более длинный срок хранения. Какой штат ваш базовый и что значит established place of business для маленького перевозчика, разобрано в гайде по базовой юрисдикции; сама регистрация в статье IRP-регистрация пошагово.
| Параметр | New Jersey | New York |
|---|---|---|
| Кто аудирует IRP | NJ MVC Motor Carrier Services, (609) 633-9400 доб. 2, mcscustomerservice@mvc.nj.gov (NJ MVC) | NY DMV International Registration Bureau, (518) 473-5834, dmv.sm.irb@dmv.ny.gov (NY DMV) |
| Кто аудирует IFTA | Тот же отдел MVC, вместе с IRP-аудитом, где это разумно; (609) 633-9400, опция 1 | NYS Department of Taxation and Finance, вместе с highway use tax; Business Tax Information Center (518) 457-5342 |
| Хранение IRP | 5 лет после закрытия registration year | 6 лет с даты поездки, включая логи водителей, если они служат trip records |
| Хранение IFTA | 4 года | 4 года с даты срока подачи или даты подачи |
| Как подаются записи | По запросу аудитора | Письмом; регистранта просят отправить записи почтой в региональный офис (IRP-8, 15.0) |
| Доначисление IRP без записей | По Плану, 20/50/100% от apportionable fees | 20/50/100% от сборов IRP; IRP-счёт заблокирован до оплаты доначисления или выигранной апелляции |
| IFTA без записей | 4 мили на галлон за записи, которые велись ненадлежащим образом (NJ IFTA Manual) | По IFTA Procedures Manual; пеня $50 или 10%, при мошенничестве двойной налог (Pub 536) |
| Апелляция | Письменный запрос слушания в 30 дней | IRP: форма апелляции со сбором в 30 дней с даты письма, Appeals Board (518) 474-1052; IFTA: petition в 30 дней с даты почтового штемпеля |
| Decals IFTA | $10 за комплект (NJ IFTA Manual) | $8 за комплект из двух (tax.ny.gov) |
Safety-сторона того же шкафа, файлы DQ и всё, что просит инвестигатор FMCSA, перечислена в чеклисте документов для DOT-аудита. Если вы предпочитаете, чтобы оба шкафа вёл кто-то другой, это и есть Safety Compliance.
TruckerNavi ведёт Safety Compliance русскоязычным перевозчикам в NJ, NY и FL: БАЗОВЫЙ $99/мес за один трак после бесплатной тестовой недели, СТАРТ $189/мес за два-три трака, ПРЕМИУМ $499/мес за четыре-восемь траков с личным менеджером и двумя mock-аудитами в год; тариф за трак по запросу. Квартальные декларации IFTA, где мили и топливо сверены с IRP-заявкой, входят во все пакеты без доплат; сам топливный налог владелец платит напрямую в базовый штат. Хотите увидеть, что инвестигатор вытащит из ваших папок, раньше него? Mock DOT Audit, $399. IRP-регистрацию и продление, а также представительство на IRP- или IFTA-аудите штата оформляем под ключ, стоимость по запросу. Русский и английский.
Посмотреть пакеты Safety Compliance →Или просто позвоните: (315) 871-0833 · WhatsApp
Четыре года. IFTA Procedures Manual P510 требует хранить записи четыре года с даты, когда декларация была должна быть подана или была подана, что позже, и аудит может дотянуться до любого периода, который вы обязаны хранить. Периоды под waiver или jeopardy assessment добавляются, а запрос на возврат продлевает хранение по затронутым периодам. IFTA Manual Нью-Джерси и Publication 536 Нью-Йорка называют те же четыре года. За периоды вне срока хранения ни доначисления, ни возврата быть не может, если вы не подписали waiver.
Три года по Плану, дольше по правилам базового штата. Plan Section 1000(a) требует хранить записи, на которых стоит заявка на apportioned-регистрацию, три года после закрытия registration year. NJ MVC требует пять лет после закрытия registration year, а NY DMV шесть лет с даты поездки, включая логи водителей, если они служат trip records. Практический ответ: папка на каждый registration year, которую вы не выбрасываете шесть лет.
В основном из-за нормы. План требует от каждого базового штата проверять в среднем 3 процента флотов, которые он продлевает за год (Section 1025), а IFTA Audit Manual задаёт 3 процента IFTA-счетов, причём минимум 15 процентов этих аудитов приходится на low-distance счета и минимум 25 процентов на high-distance (A250, A260). До аудита аудитор просматривает ваши декларации на необычные тренды и отклонения (A310.300): скачки MPG, нулевые кварталы, топливо в штатах без миль, дистанция IFTA, не совпадающая с IRP. Чтобы попасть в выборку, не обязательно что-то нарушить.
Вы получите billing summary по штатам: доплата налога по проверенным милям и топливу, проценты на два процентных пункта выше федеральной underpayment rate с помесячным начислением (Articles R1230) и пеня $50 или 10 процентов от просроченного налога, что больше (R1220). Если записи флота были негодны, MPG снижают до 4.00 или на 20 процентов, а зачёт tax-paid снимают (Procedures Manual P570). Штат вправе приостановить или отозвать лицензию; Нью-Йорк не перерегистрирует машины, пока она не восстановлена. На апелляцию у вас не меньше 30 дней.
Да, если выгрузка правильная. IFTA Procedures Manual P540.200 принимает записи трекинга, создаваемые минимум каждые 10 минут при работающем двигателе (План IRP говорит 15 минут), с датой и временем, широтой и долготой с четырьмя знаками, одометром ECM и unit number или VIN машины. Файл должен быть XLS, XLSX, CSV или текстом с разделителями; PDF-отчёт доступным не считается. Храните выгрузки четыре года, а не шесть месяцев, которые FMCSA требует для резервной копии ELD, и забирайте их до ухода от провайдера.
Нужно подтверждение покупки с уплаченным налогом, и выписка по карте может им быть. Procedures Manual P550.220 принимает чек или transaction listing продавца, чек по кредитной карте, transaction listing третьей стороны или электронную копию оригинала. Что бы вы ни хранили, в нём должны быть реквизиты P550.300: дата, продавец, количество, тип топлива, цена, заправленная машина и покупатель. Листинг по топливной карте с unit number проходит; строка в банковской выписке с одной суммой нет. Без подтверждения зачёт снимают, но заявленные галлоны остаются в расчёте MPG (Audit Manual A360).
Минимум за 30 дней. IFTA Audit Manual говорит, что с лицензиатом следует связаться минимум за 30 дней до аудита, назвав проверяемый период, тип записей и дату начала, а более ранний старт требует вашего согласия или just cause (A420). IRP Audit Procedures Manual задаёт те же 30 дней для IRP-аудита (401(a)). Отдельно от уведомления письменный запрос записей даёт 30 дней на их предоставление (Plan 1015, Articles R1210); отсутствие ответа в этот срок считается непредоставлением записей.
Да, в срок не меньше 30 календарных дней с даты уведомления о результатах, письменной апелляцией в базовый штат по его процедуре (Plan Section 1065, IFTA Article R1390). В Нью-Йорке апелляция по IRP это форма со сбором, поданная в 30 дней с даты письма об аудите, а по IFTA petition в 30 дней с даты почтового штемпеля. В Нью-Джерси апелляция по IFTA это письменный запрос слушания в 30 дней. После истечения сроков на апелляцию и re-examination результаты окончательны, кроме случаев мошенничества (Plan 1070).
Сам по себе нет. Safety Measurement System FMCSA строит семь BASIC из придорожных инспекций, отчётов об авариях и результатов расследований; налоговый аудит базового штата в число источников не входит. Связь идёт через credentials. Если аудит заканчивается приостановкой лицензии IFTA, Нью-Йорк блокирует перерегистрацию машин, а в Нью-Джерси пропущенная декларация за четвёртый квартал приостанавливает IRP вместе с IFTA; трак, остановленный на весах без действующих credentials, собирает придорожные нарушения, а они уже кормят BASIC.
DOT-аудит это федеральная проверка безопасности по FMCSR, которую проводит FMCSA или партнёр штата: квалификация водителей, часы работы, тесты на наркотики и алкоголь, обслуживание техники, страховка. IFTA-аудит это проверка топливного налога вашим базовым штатом по соглашению IFTA, а IRP-аудит проверка регистрационных сборов тем же штатом по Плану IRP. Разные ведомства, разные законы, разные записи и разные сроки: шесть месяцев для резервной копии ELD на safety-стороне, от трёх до шести лет на налоговой. Федеральная сторона разобрана в гайде по типам DOT-аудитов.
По Плану IRP записи, на которых стоит заявка на apportioned-регистрацию, хранятся три года после закрытия registration year (Section 1000). Нью-Джерси требует пять лет после закрытия registration year, Нью-Йорк шесть лет с даты поездки. Записи IFTA хранятся четыре года с даты срока подачи или даты подачи декларации, что позже, плюс любой период под аудитом или waiver (Procedures Manual P510). Простое правило: хранить всё шесть лет.
Нет. Для данных трекинга и План IRP (комментарий к Section 1010), и IFTA Procedures Manual (P540.200) говорят, что форматы со статичной картинкой, такие как PDF, JPEG, PNG или Word, доступными не считаются. Аудитору нужна выгрузка XLS, XLSX, CSV или с разделителями, где запись идёт минимум каждые 10 минут для IFTA и каждые 15 минут для IRP, с широтой и долготой до четырёх знаков, одометром ECM и unit number. Фото или скан рукописного trip sheet это другое: это первичный документ, и он принимается, если читаем и проверяем.
Нужен документ с реквизитами IFTA Procedures Manual P550.300: дата, название и адрес продавца, количество, тип топлива, цена или сумма, машина, в которую залито топливо, и имя покупателя. Transaction listing по топливной карте подходит, если несёт эти реквизиты, поэтому unit number на каждой транзакции так важен. Без такого документа штат снимает зачёт tax-paid за это топливо, но по Audit Manual A360 не уменьшает заявленный общий объём, так что сам по себе пропавший чек ваш MPG не меняет.
Специальной нормы, которая это извиняет, нет. FMCSA требует от перевозчика только шестимесячную резервную копию ELD-записей (49 CFR 395.22(i)), а штат спрашивает за четыре-шесть лет, так что выгрузка это ваша ответственность. Восстановите период по транзакциям топливной карты, записям толлов, bill of lading и логам водителей и покажите пробел открыто. Если пробел ограничен отдельными машинами или месяцами, аудитор считает по вашей истории, похожим операциям и средним по отрасли (Audit Manual A350.200). Если у флота в целом нет проверяемых записей, доначисление по IRP составляет 20 процентов от apportionable fees, а IFTA падает до 4 MPG.
Права на перенос нет ни в одном из соглашений, но оба допускают его по договорённости. IRP Audit Procedures Manual (401(c)) говорит, что любой отказ от уведомления или перенос должен быть задокументирован в деле аудита, а IFTA Audit Manual (A420.200) разрешает начать раньше 30 дней только с вашего согласия или при just cause. Просите письменно в день получения уведомления, назовите дату, к которой записи будут готовы, и сохраните ответ. Молчание 30 дней после письменного запроса записей уже считается непредоставлением.
DOT-аудит проводит FMCSA или партнёры штата по федеральным правилам безопасности: часы работы, файлы квалификации водителей, тесты на наркотики и алкоголь, обслуживание техники. IRP-аудит проводит ваш базовый штат по Плану IRP и проверяет мили, на которых стоят ваши apportioned plates. IFTA-аудит проводит базовый штат по соглашению IFTA и проверяет мили и топливо из квартальных деклараций по топливному налогу. Разные ведомства, разные законы, разные записи и разные сроки хранения.
Напрямую нет. Safety Measurement System строится из придорожных инспекций, отчётов об авариях и расследований по семи BASIC, и налоговых аудитов штата среди её источников нет. Косвенный путь идёт через credentials: в Нью-Джерси неподача IFTA-декларации за четвёртый квартал приостанавливает и IFTA, и IRP, а Нью-Йорк не перерегистрирует машины, пока лицензия IFTA приостановлена, так что трак, который продолжает ездить без действующих credentials, собирает нарушения на весах.
Отсчитайте 30 дней с даты уведомления о результатах; это минимальное окно на апелляцию по Plan Section 1065 и IFTA Article R1390. Запросите расчёты и рабочие таблицы, на которых стоят выводы, их обязаны выдать по запросу (R1370.300). Соберите все записи, какие есть, по выборочным месяцам, потому что результат спроецирован с этой выборки. Подайте письменную апелляцию по процедуре базового штата. В Нью-Йорке IRP-счёт заблокирован, пока доначисление не оплачено или апелляция не выиграна. Пени могут снять за reasonable cause; проценты почти никогда.
Когда записи флота негодны или не предоставлены после письменного требования, базовый штат вправе снизить заявленный MPG флота до 4.00 (1.70 KPL) либо снизить заявленный средний расход на 20 процентов, а для штатов, где налог считается за милю, увеличить дистанцию по этому штату на 20 процентов (Procedures Manual P570.100, Audit Manual A350.300). IFTA Manual Нью-Джерси говорит, что за записи, которые велись ненадлежащим образом, применяется расчёт четыре мили на галлон. При 4 MPG трак, который реально даёт 6.5, облагается так, будто сжёг примерно на 60 процентов больше топлива.
Да. NJ IRP Carrier Guide говорит, что MVC проводит IFTA-аудиты вместе с IRP-аудитами, где это применимо и разумно. Publication 536 Нью-Йорка говорит, что IFTA-аудит от Department of Taxation and Finance включает проверку New York State highway use tax, а IRP-аудит приходит отдельно из DMV. В любом случае мили в вашей IRP-заявке и мили в IFTA-декларациях за те же месяцы должны сходиться; расхождение между ними это первое, что ищет аудитор.